Congres organiseren

Zakelijk bezoek

Leestijd 5
2000 x Bekeken

Ben jij de gelukkige die een congres mag organiseren? Het plannen van een congres is een groot avontuur, gevuld met creativiteit, probleemoplossing en een fantastisch evenement aan het einde. Wij nemen je mee door de ins en outs en de do’s en don'ts van het organiseren van een congres.

Stappenplan voor het organiseren van een congres

Een congres organiseren is een unieke kans om verbinding te zoeken, inspiratie te delen, een netwerkplatform te bieden en jouw bedrijf of organisatie in de kijker te zetten. Of je nu streeft naar een grotere naamsbekendheid, nieuwe klanten wilt aantrekken, of simpelweg je kennis met de wereld wilt delen, er is altijd wel een reden te vinden om in dit avontuur te stappen!

Voordat je in paniek raakt bij de gedachte aan alles wat erbij komt kijken: adem in, adem uit. Wij zijn hier om je door dit avontuur te leiden. Van het prikken van de perfecte locatie tot het regelen van de smakelijkste catering, we bespreken het allemaal. En weet je wat het leuke is? Het organiseren van een congres kan net zo leuk en inspirerend zijn als het congres zelf!

Stap 1: Doelen en doelgroep bepalen

Het allereerste waar je aan moet denken, is: wat wil je bereiken en voor wie doe je het? Bepaal duidelijk je doelen en je doelgroep. Wil je kennis delen, netwerken stimuleren of misschien wel beide? Wie wil je aantrekken: professionals, studenten of een mix? Zet dit helder op papier, want dit is je kompas voor de rest van de organisatie van het congres.

Stap 2: Datum, locatie en vorm bepalen

De tweede stap bij het organiseren van een congres is het bepalen van de datum en locatie. Kies een datum die goed uitkomt voor je doelgroep en check de concurrentie.

Zwolle is een ideale stad om je congres te organiseren. Zwolle is het 2e spoorwegknooppunt van Nederland en snel te bereiken. Met de trein vanuit Amsterdam ben je er in een uur en met de auto is de stad meestal filevrij aan te rijden. De stad biedt een lange lijst met unieke locaties, een gastvrije sfeer en een historische binnenstad. Voor de locatie van je congres hebben we alvast een paar aanraders in Zwolle: Lumen Hotel & Events, Zwolse Theaters, De Nieuwe Buitensociëteit, Bilderberg Grand Hotel Wientjes, Landstede Sportcentrum, Hotel Mercure en Academiehuis Grote Kerk. Liever buiten Zwolle, maar wel in de omgeving? Kijk dan eens naar Bij Lampe in Raalte of Mooirivier in Dalfsen.

Ook moet je kijken naar de vorm van het congres. Afhankelijk van de doelstellingen en de doelgroep, kan het congres live, online of in een hybride vorm plaatsvinden. Een live congres is ideaal voor een complete ervaring op een mooie locatie, een online congres maakt deelname laagdrempelig en een hybride congres combineert het beste van beide werelden, waardoor het zowel online als offline deelnemers kan aantrekken.

Stap 3: Budget en sponsoren

Een goed budget is de ruggengraat van elk congres. Bepaal wat je uit kunt geven en waar je op kunt besparen. En denk aan sponsoren! Dit kunnen zowel financiële als materiële bijdragen zijn. Materiële bijdragen kunnen bijvoorbeeld goodiebags of technische apparatuur zijn. Of misschien is er wel een lokale foto- of videograaf die zijn of haar diensten wil aanbieden in ruil voor bekendheid. Overweeg om lokale bedrijven in Zwolle te benaderen voor sponsoring; het is een geweldige manier om de lokale gemeenschap te betrekken! Wees creatief en kijk naar wat past bij jouw thema en doelgroep.

Stap 4: Sprekers en programma

Nu wordt het pas echt leuk! Wie gaan er spreken? Ga voor een mix van bekende namen en verborgen parels. Zwolle heeft een bruisende gemeenschap van experts en professionals op diverse gebieden, dus vergeet niet lokaal talent te overwegen. Zorg voor interactie en variatie in het programma. Workshops, discussiepanels, laat je publiek meedoen! En vergeet niet, pauzes zijn ideaal voor een momentje netwerken en ontspanning.

Stap 5: Catering en vervoer

Bij een congres organiseren draait het niet alleen om wat er op het podium gebeurt. Het gaat ook om de ervaring! Wanneer de locatie en het programma vaststaan, is het tijd om praktische zaken te regelen. In Zwolle zijn tal van hoogwaardige cateringbedrijven beschikbaar. Stern Partyservice staat voor je klaar om alle culinaire wensen te vervullen. Van koffiepauzes tot uitgebreide diners. En voor vervoer? Touringcarbedrijf IJsseltours BV brengt je gasten van A naar B.

Stap 6: Marketing en ticketverkoop

Tijd om de wereld te laten weten dat jouw congres er aankomt. Maak gebruik van socialemediakanalen, e-mailmarketing en offline promotie. Nog een tip: zorg voor een soepele en aantrekkelijke ticketverkoop. Maak bijvoorbeeld gebruik van verschillende prijscategorieën, voor early birds, studenten en professionals.

Stap 7: Techniek en aankleding

De details maken het verschil! Zorg voor goede techniek voor presentaties en geluid. En de aankleding? Die moet helemaal in lijn zijn met je thema en doelen. Creëer een sfeer waarin mensen zich prettig voelen en makkelijk kunnen netwerken. Heb je extra materialen nodig, zoals podiumelementen, technische apparatuur of decoratie? Korbeld Verhuur schiet te hulp!

Stap 8: Geniet en evalueer!

Het grote moment is daar! Geniet van alle inspanningen en interacties. En na afloop? Evaluatie is key. Vraag feedback, kijk wat beter kan en vier je successen!